Beneficios de las agendas de trabajo. Para qué sirven y cómo aumentar nuestra productividad.

Las agendas de trabajo son fundamentales en cualquier trabajo. Anotamos las citas importantes, las tareas pendientes y los contactos que realizamos a lo largo de nuestra jornada. En las empresas cobran especial relevancia ya que son instrumentos de trabajo que nos permitirán ser más eficientes.

En esta entrada de blog vamos a abordar como las agendas laborales pueden allanar el camino para que seamos más productivos, y por consiguiente, que la empresa tenga más beneficios.

¿Qué es una agenda de trabajo?

Una agenda de trabajo es sencillamente un cuaderno que incorpora páginas con separaciones por días, semanas o meses. Cada uno de estos espacios están destinados a realizar anotaciones que te sirvan como recordatorio de un evento futuro, pero también como recuerdo de lo que hiciste en el pasado.

Podemos entender fácilmente que escribir todo lo que vamos haciendo diariamente hace de las agendas de trabajo una buena fuente de información de todo el año. Por ejemplo, estaremos seguros de que aquella cita fue en ese día, lo que se trató en ella y el resultado que tuvo.

NOTA: Algunas disponen de más secciones: contactos, hojas lisas vacías para notas rápidas, resúmenes mensuales o calendarios completos con santorales.

Pero para que sean fiables debemos tener ciertos pasos en cuenta:

Beneficios de utilizar una agenda laboral

Aprovechar al 100% una agenda laboral conlleva cierto trabajo. Según la Asociación Canaria de empresarios, las agendas son mucho más que una simple libreta donde anotar citas.

Serán los instrumentos que descubran cuáles son nuestros puntos fuertes y débiles, y medir qué resultados obtenemos a lo largo del tiempo. Desde una perspectiva más amplia, nos haremos una idea de en qué áreas debemos esforzarnos más, en donde estamos perdiendo el tiempo o donde prestar más atención.

También será importante en la toma de decisiones. Dado que tenemos más información para elegir un camino u otro, estaremos más seguros de nosotros mismos la hora de tomar una decisión. De esta manera, influirán más los datos objetivos que poseemos frente a los emocionales que puedan llevarnos a un error.

Cómo utilizar una agenda de trabajo

Topo esto que hemos explicado quizás es un poco abstracto. Para que nos sigas, os enseñamos algunos consejos prácticos para aprovechar al máximo tu agenda de trabajo:

• Asigna un orden de importancia a las tareas que apuntes en ella. Hará que tu jornada sea más productiva, evitando distracciones y llegando a tu objetivo más rápidamente.
• Distribuye el tiempo, tanto diariamente como a semanas vista. Puedes establecer una meta principal, y luego otros objetivos deseables pero no imprescindibles.
• Se formal. Debes tener constancia y perseverancia para ir llevando paso a paso lo que hayas programado. Recuerda que una agenda es una herramienta de trabajo y que se requiere de voluntad y responsabilidad para abordar todos los retos.
• Mantente motivado. Quizás la parte más difícil. Para conseguirlo puedes apuntar frases motivadoras en tu agenda, o pegar alguna imagen que refleje el punto exacto de donde quieres llegar. Otra técnica consiste en darte un premio por cada objetivo o logro que alcances. Son pequeñas cosas que te mantendrán con el ánimo alto en todo momento.

Pensamientos finales

Como hemos visto, las agendas deberían estar presentes en todos los trabajos que requieren un mínimo de planificación diaria o semanal. Ya sea para ejecutivos, puestos de dirección, de secretaría o comerciales, donde las citas y los objetivos son primordiales para el buen desarrollo del trabajo.